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Hilfe: Textbausteingruppen in einem Team gemeinsam nutzen
Hier finden Sie zwei Möglichkeiten, wie Sie Textbausteingruppen in
Ihrem Team gemeinsam nutzen können. Wenn jeder Dropbox einsetzt und
jeder die Gruppe bearbeiten darf, schauen Sie sich Fall #1 an. Wenn der
Teamleiter Dropbox oder einen Webserver verwenden kann und andere die
Gruppe nicht bearbeiten können müssen, schauen Sie sich Fall #2 an.
Hinweis: Wenn Sie TextExpander in Ihrem Dock ausblenden,
benötigen Sie Zugriff zu den Menübefehlen über die Menüs "+" oder das
Zahnrad unter der Textbausteinliste.
Fall #1: Jeder verwendet Dropbox; jeder kann die Gruppe
bearbeiten
Schritte für den Teamleiter:
- Erzeugen Sie einen Ordner "Gemeinsame Textbausteine" innerhalb
Ihres Dropbox-Ordners oder verwenden Sie einen bereits vorhandenen
gemeinsam genutzten Ordner.
- Wählen Sie in TextExpander die Textbausteingruppe aus, die Sie
gemeinsam nutzen möchten und rufen dann den Menüpunkt Ablage/Kopie der Gruppe "X" sichern...
auf und speichern die Textbausteingruppe an der gewünschten Stelle in
Dropbox.
- Verwenden Sie unter www.dropbox.com das Web-Interface, um die
Gruppe "Gemeinsame Textbausteine" aus Schritt 1 für jeden in Ihrem Team
freizugeben.
- Gehen Sie zurück in TextExpander und löschen Sie die Ordner, die
Sie gerade gespeichert haben, um zu verhindern, dass sie später
dupliziert wird.
Schritte für jeden, einschließlich Teamleiter:
- Akzeptieren Sie die Einladung für den gemeinsam genutzten Ordner
von Dropbox, so dass der Ordner "Gemeinsame Textbausteine" in Ihrem
Dropbox-Ordner erscheint.
- Wählen Sie den Menüpunkt Ablage/Neue
Gruppe aus Datei aus und navigieren Sie zu der Gruppendatei
innerhalb des Ordners "Gemeinsame Textbausteine" im Dropbox-Ordner.
Stellen Sie sicher, dass die Option "als bearbeitbare lokale Kopie
importieren" NICHT ausgewählt ist. Klicken Sie auf Öffnen.
- Sobald die gemeinsame Gruppe hinzugefügt wurde, wählen Sie diese
aus und stellen Sie bei Aktualisierung: die Häufigkeit ein. Dropbox
steuert die Synchronisation der Datei mit Ihrem Rechner und diese
Einstellung legt fest, wie eine geänderte Datei geholt werden soll.
Wie man an einer gemeinsamen Gruppe Änderungen vornimmt:
- Wählen Sie die Gruppe in der Textbausteinliste in TextExpander
aus und duplizieren Sie diese mit CMD-D oder über den Menüpunkt Bearbeiten/Duplizieren. Damit wird
eine Kopie Ihrer Gruppe erzeugt.
- Nehmen Sie Änderungen an der gerade kopierten Gruppe vor --
fügen Sie Textbausteine hinzu, bearbeiten oder entfernen Sie diese.
- Rufen Sie den Menüpunkt Ablage/Kopie
der Gruppe "X" sichern... auf und überschreiben Sie die
vorhandene Gruppendatei, indem Sie den gleichen Namen verwenden und
erlauben Sie das Überschreiben, wenn Sie danach gefragt werden.
- Wählen Sie die ursprüngliche Gruppe aus und klicken Sie auf Jetzt aktualisieren. Ihre Änderungen
sollten erscheinen. Sie können nun die aus Schritt 1 kopierte Gruppe
löschen.
- Andere Mitglieder in Ihrem Team können entweder auf Jetzt aktualisieren klicken, z.B.
weil sie in einer E-Mail dazu aufgefordert wurden oder deren Gruppe
wird im nächsten Intervall aktualisiert.
Fall #2: Der Teamleiter ist der einzige, der die Gruppe
bearbeitet
Schritte für den Teamleiter:
- Wählen Sie in TextExpander die Textbausteingruppe aus, die Sie
gemeinsam nutzen möchten und rufen dann den Menüpunkt Ablage/Kopie der Gruppe "X" sichern...
auf. Verwenden Sie keine Leerzeichen im Namen (z.B. sollten Sie
"MeineGruppe.textexpander und nicht "Meine Gruppe.textexpander
verwenden). Sichern Sie die Textbausteingruppe auf Ihrem Schreibtisch.
- Befördern Sie die Datei, die Sie in Schritt 1 gespeichert haben,
auf einen Webserver, auf den jeder im Team Zugriff hat:
- Dropbox: Legen Sie die Datei im Public-Ordner in Dropbox ab,
gehen Sie dann in den Finder und führen einen ctrl-Klick auf die Datei
durch und wählen aus dem Kontextmenü Dropbox/Öffentl. Link kopieren
aus. Es wird eine URL in die Zwischenablage kopiert, die etwa so
aussieht:
http://dl.dropbox.com/u/1234567/MeineGruppe.textexpander
- Intranet / Eigener Server: Legen Sie die Datei an einer
geeigneten Stelle auf Ihrem Webserver ab und notieren Sie sich die URL.
- Senden Sie die URL der Gruppe an jeden im Team mit unten
stehender Anleitung.
- Optional: Wenn Sie die gemeinsam genutzten Textbausteine nicht häufig
aktualisieren, können Sie das versehentliche Ändern verhindern, indem
Sie die gemeinsam genutzte Textbausteingruppe, die Sie erzeugt
haben, löschen und auf die Gruppe verlinken, wie in den folgenden
Schritten für die Teammitglieder beschrieben ist.
Schritte für den Rest des Teams:
- Rufen Sie den Menüpunkt Ablage/Neue
Gruppe aus URL... auf und fügen Sie die URL der Gruppe ein.
- Sobald die neue Gruppe hinzugefügt wurde, wählen Sie diese aus
und stellen bei Aktualisierung: die Häufigkeit ein. Damit sagen Sie
TextExpander, dass es diese Gruppe automatisch mit der eingestellten
Häufigkeit neu laden soll.
So ändert oder aktualisiert man die Gruppe:
- Wenn Sie als Teamleiter Ihre Kopie zuvor gelöscht haben, müssen
Sie eine neue erzeugen: Wählen Sie die Gruppe in der Textbausteinliste
in TextExpander aus und duplizieren Sie diese mit CMD-D oder über den
Menüpunkt Bearbeiten/Duplizieren.
- Nehmen Sie Änderungen an der gerade kopierten Gruppe vor --
fügen Sie Textbausteine hinzu, bearbeiten oder entfernen Sie diese.
- Rufen Sie den Menüpunkt Ablage/Kopie
der Gruppe "X" sichern... auf und überschreiben Sie die
vorhandene Gruppendatei.
- Wenn Sie als Teamleiter Ihre Kopie zuvor gelöscht haben: Wählen
Sie die ursprüngliche Gruppe aus und klicken Sie auf Jetzt aktualisieren. Ihre Änderungen
sollten erscheinen. Sie können nun die in Schritt 1 kopierte Gruppe
löschen.
- Andere Mitglieder Ihres Teams können entweder auf Jetzt aktualisieren klicken, z.B.
weil sie in einer E-Mail dazu aufgefordert wurden oder deren Gruppe
wird im nächsten Intervall aktualisiert.
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